So gelingt dir das Change Management beim Pardot-Rollout

Die erfolgreiche Einführung einer B2B-Marketing-Automation-Plattform wie Marketing Cloud Account Engagement (ehemals Pardot) erfordert mehr als nur technische Konfiguration. Der menschliche Aspekt der digitalen Transformation – also ein gezieltes Change Management – ist entscheidend dafür, wie gut dein Team das neue Tool annimmt und welchen ROI du erzielst.

In diesem Artikel bekommst du praxiserprobte Change-Strategien für jede Phase deiner Pardot-Einführung: von der Discovery über die Planung bis zum Go-live und darüber hinaus.

Warum Change Management für Pardot-Projekte so wichtig ist

Change Management wird bei der Einführung von Marketing Automation leider oft vernachlässigt. Dabei ist es der Kitt, der Strategie, Technologie und Menschen zusammenhält. Ohne aktives Change Management riskierst du alles – von fehlender Akzeptanz bis hin zum kompletten Projektstillstand. Wenn du es richtig machst, sind Marketing, Vertrieb und Operations nicht nur informiert, sondern auch bereit, das Beste aus der neuen Plattform herauszuholen.

Jede Pardot-Einführung ist anders, aber in der Regel fällt sie in einen dieser vier Bereiche:

• Neu in Marketing Automation: Unternehmen steigen von klassischen E-Mails auf strategische Automatisierung um.
• Bestehende Tools verbessern: Teams entwickeln sich weiter – zum Beispiel von Mailchimp oder Constant Contact zu Pardot.
• Plattformwechsel: Migration von HubSpot, Eloqua oder Marketo zu Pardot.
• Pardot-Setup restrukturieren: Reorganisation von Business Units oder ein kompletter Neustart im Pardot-Account.

Jeder dieser Wege erfordert individuelle Kommunikation, Trainings und aktive Beteiligung. Schauen wir uns nun an, wie Change Management in den vier zentralen Projektphasen wirkt.

Discovery: Verstehen, wo dein Team steht

Discovery bedeutet nicht nur, technische Anforderungen zu erfassen. Es ist der richtige Zeitpunkt, um deine Change-Strategie zu starten – indem du deine Nutzer genau verstehst: Mit welchen Tools arbeiten sie heute? Was erwarten sie von Pardot? Welche Ängste und Missverständnisse gibt es?

Tipps für Change Management in der Discovery-Phase

• Mach eine Bestandsaufnahme aller aktuellen Tools (z. B. Excel, Outlook, Mailchimp) und Abläufe.
• Führe Interviews mit Stakeholdern, um Schmerzpunkte zu identifizieren.
• Nutze vorhandene Unterlagen – Demos, Ausschreibungen, Anbietervergleiche – als Teil des Onboardings.
• Zeig ausgewählte Teaser-Inhalte wie Salesforce-Demos, um Vorfreude zu wecken.

Der Kontext ist entscheidend: Wenn Marketing Automation für dein Team Neuland ist, können selbst einfache Pardot-Prozesse überfordernd wirken. Hol alle da ab, wo sie gerade stehen – und begleite sie mit Empathie.

Planung: Zeig, was kommt und wer was macht

In der Planungsphase werden Meilensteine definiert, Rollen zugewiesen und Projekte ins Rollen gebracht. Jetzt ist der Moment, dein Change Management wirkungsvoll einzubinden: Halte alle Beteiligten informiert, bereite sie gezielt vor und binde sie aktiv in den Prozess ein.

Tools für Klarheit und Verbindlichkeit

• User Stories: Schreibe sie aus Sicht der Anwender, um echte Anforderungen zu erfassen.
• Projektmanagement-Tools: JIRA, Asana oder Trello helfen, Aufgaben, Deadlines und Blocker transparent zu machen.
• RACI-Matrix: Bestimme klar, wer für was verantwortlich, rechenschaftspflichtig, beratend oder informiert ist.

Erkenne in dieser Phase dein häufigstes Bottleneck: Content Readiness. E-Mail-Templates, Landing Pages, Medienbibliotheken – all das erstellt sich nicht von allein. Kommuniziere Content-Deadlines frühzeitig und sorge mit guten Tools für Verbindlichkeit.

Build: Kommunikation statt Funkstille

Sobald die Pardot-Konfiguration läuft, neigt das Team schnell zum Tunnelblick. Doch das erzeugt Unsicherheit bei den Endnutzern. In der Build-Phase sorgt Change Management dafür, dass der Kommunikationsfluss offen bleibt.

So hältst du das Team auf Kurs

• Plane regelmäßige Check-Ins: Wöchentlich oder zweiwöchentlich – am besten mit offener Agenda.
• Nutze zentrale Kommunikationskanäle: Slack oder Microsoft Teams eignen sich gut für schnelle Abstimmungen und Updates.
• Hör aktiv zu: Biete 1:1-Gespräche an, um Feedback und Sorgen ernst zu nehmen.
• Dokumentiere wichtige Entscheidungen: Halte Updates zentral in einem Wiki oder Logbuch fest.

Die Einführung von Pardot bringt oft ungeplante Veränderungen in Rollen und Prozessen mit sich. Wenn du Raum für informellen Austausch schaffst, entsteht Transparenz – und du entdeckst kleine Probleme früh, bevor sie groß werden.

Go-live: Erwartungen steuern, Erfolg sichtbar machen

Der Pardot-Go-live ist kein Schalter, den du einfach umlegst. Es ist der Start einer neuen Arbeitsweise – und dein finales Change-Feuerwerk entscheidet, wie reibungslos der Übergang läuft.

Setz klare Erfolgskriterien

Das User Acceptance Testing (UAT) sollte an messbare Standards und echte Business-Ziele gekoppelt sein. Definiere Erfolg sowohl über Nutzung als auch über Wirkung:

• Vertriebsleiter erstellen und überprüfen Pipeline-Dashboards in Salesforce innerhalb des ersten Monats.“
• „Kundenumfragen, die über Pardot gestartet werden, erreichen bis Quartalsende eine Rücklaufquote von 25%.“
• „Die automatisierte Lead-Zuweisung reduziert die manuelle Weiterleitungszeit von 3 Tagen auf weniger als 24 Stunden.“

Nach dem Go-live lohnt sich ein Projekt-Retrospektive-Meeting. Was hat funktioniert? Was nicht? Und wohin steuert die nächste Optimierung? Denn Adoption endet nicht beim Startknopf – es ist ein Kreislauf aus Feedback, Lernen und Weiterentwicklung.

Kultur ist das Fundament deines Erfolgs

Am Ende entscheidet nicht die Feature-Anzahl über den Projekterfolg, sondern ob dein Team die neuen Möglichkeiten wirklich nutzt. Change Management verbindet Strategie mit Umsetzung – und Kultur mit Technologie. Wenn du auf offene Kommunikation, gute Planung und echtes Zuhören setzt, wird deine Pardot-Einführung mehr als nur ein Tool-Rollout. Es wird ein Wandel darin, wie ihr gemeinsam Marketing denkt.

Brauchst du Unterstützung beim Implementieren oder Relaunchen deiner Pardot-Instanz – mit besserer Akzeptanz im Team? Lass uns sprechen.