Mach deine Pardot-Automationen schneller und effizienter

Wenn sich deine Pardot (Account Engagement) Automationen träge oder unvorhersehbar anfühlen, bist du nicht allein. Viele B2B-Marketer erleben schwankende Performance beim Datenabgleich, Auslösen von Automationsregeln oder E-Mail-Versand. Zum Glück gibt es bewährte Methoden, wie du Pardots Abläufe im Hintergrund gezielt optimierst.

In diesem Beitrag zeigen wir dir praktische Strategien, mit denen du deine Automationen schlanker machst, Systemlast reduzierst und die Effizienz deines Accounts spürbar steigerst.

Starte mit dem Account Engagement Optimizer

Der Optimizer ist dein Kontrollzentrum, wenn es darum geht, die Gesundheit deines Pardot-Accounts zu prüfen. Seit dem Summer ’23 Release verfügbar, liefert er dir einen Überblick über deine Business Units – und zeigt dabei ineffiziente Automationen sowie Empfehlungen zur Optimierung auf.

Der Optimizer analysiert unter anderem folgende Bereiche:

• Aktive Automationsregeln: Prüfe, ob Regeln veraltet oder ineffektiv sind.
• Engagement Studio Programme: Erkenne besonders ressourcenintensive Journeys.
• Prospect-Daten-Histogramme: Verfolge Trends in der Nutzung spezifischer Funktionen über die Zeit.

Falls du den Optimizer noch nicht ausprobiert hast: Jetzt ist der perfekte Moment. Gerade wenn dein Setup komplexer wird, hilft er dir, versteckte Performance-Bremsen frühzeitig zu erkennen.

Automationen überprüfen und verbessern

Nicht jede Automation ist gleich effizient. Je nach Umfang und Ziel kann eine Aktion deine Pardot-Instanz stärker belasten. Besonders zwei Automationsarten haben häufig Auswirkungen auf die Performance: Automationsregeln und dynamische Listen.

Automationsregeln

Diese Regeln gehören zu den mächtigsten – aber auch ressourcenintensivsten – Automatisierungsfunktionen in Pardot. Sie arbeiten mit Kriterien, die oft große Datenmengen betreffen, was dem System einiges abverlangt.

So gestaltest du deine Automationsregeln effizienter:

• Unbenutzte Regeln pausieren: Auch inaktive Regeln zählen zu deinem Limit und können das System belasten.
• Breite Kriterien vermeiden: Komplexe, bereichsübergreifende Bedingungen verlangsamen die Verarbeitung.
• Logik ins Engagement Studio verlagern: Programme sind effizienter, da nur vorsegmentierte Prospects eintreten.
• Vorsicht bei „priorisierten“ Aktionen: Überlege: „Löst diese Aktion Folgeautomationen aus?“ Falls ja – mit Bedacht einsetzen.

Dynamische Listen

Dynamische Listen aktualisieren sich automatisch in Echtzeit – basierend auf definierten Kriterien. Klingt praktisch, erzeugt aber stetige Hintergrundprozesse. Besonders bei großen Datenbeständen kann das schnell zur Belastung werden.

Best Practices für dynamische Listen:

• Listen-Nutzung prüfen: Mit dem Nutzungsbericht findest du heraus, ob jede Liste eine aktive Kampagne oder Nurture unterstützt.
• Nicht für Einmalaktionen: Für temporäre Kampagnen besser Segmentierungsregeln und statische Listen einsetzen.
• Unnötige Listen löschen: Keine Sorge – gelöschte Listen landen im Pardot Papierkorb und können bei Bedarf wiederhergestellt werden.
• Archivierungsdatum setzen: Automatisiere den Aufräumprozess bei Listen mit absehbarem Lebenszyklus.

Salesforce Connector Sync optimieren

Der Connector zwischen Salesforce und Pardot synchronisiert Daten in kleinen Batches – jeweils 200 Datensätze alle 2-4 Minuten. Wenn du tausende Updates durchführst, kann das zu merklichen Verzögerungen zwischen Marketing und Sales führen.

Effizient synchronisieren

Nicht nur Prospects, sondern auch Marketing-Assets wie E-Mails, Formulare und Landing Pages werden über die Asset Sync Queue in Salesforce übertragen. So reduzierst du die Sync-Last:

• Gemappte Felder verschlanken: Weniger Felder = weniger Prozesse = schnellere Synchronisation.
• Veraltete Felder entfernen: Prüfe auf Felder, die nur für vergangene Kampagnen genutzt wurden.
• Nach Zweck segmentieren: Nur Felder synchronisieren, die für Berichte oder andere Teams gebraucht werden.

Weniger gemappte Felder senken übrigens auch das Risiko für Sync-Fehler – zumindest theoretisch.

Verstehe, wie Pardot E-Mails versendet

Der Klick auf „Senden“ ist nur der Anfang. Im Hintergrund durchläuft jede E-Mail bei Pardot einen dreistufigen Zustellprozess. Zwar gibt es keine offizielle SLA-Garantie, aber die meisten E-Mails werden innerhalb von 30 Minuten versendet und zugestellt.

Diese Faktoren beeinflussen deine Versandgeschwindigkeit

• Größe der Empfängerliste: Je größer die Liste, desto länger dauert die Verarbeitung.
• Validierung & Reinigung: Pardot prüft vor dem Versand auf mögliche Probleme.
• Tageszeit: Aktivität im Account und auf der Plattform beeinflussen die Queue.
• Systemleistung: Selten, aber möglich: Verlangsamungen durch Wartung oder Auslastung.
• Geplante Sendungen: Dadurch kann Pardot den Versand gleichmäßiger verteilen.

Pardot nutzt außerdem ein Konzept namens Throttling. Es drosselt automatisierte Prozesse bewusst – insbesondere Autoresponder – um sowohl Systemressourcen als auch Postfächer der Empfänger zu schonen.

Behalte Verarbeitungsgrenzen im Blick

Wie viele Prozesse deine Pardot-Instanz gleichzeitig ausführen kann, verrät Salesforce nicht – mit Absicht. Denn das hängt von vielen Faktoren ab: Volumen, Architektur, Edition, Automationslevel etc.

Was du sehr wohl ableiten kannst:

• Deine account-bezogenen Aktivitäten – wie Automationsregeln oder dynamische Listen – hängen stark von deinem Setup ab.
• Geteilte Systemdienste – etwa E-Mail-Versand – hängen von der Auslastung der Salesforce Plattform insgesamt ab.

Jetzt handeln – und kontinuierlich optimieren

Performanceprobleme in Pardot schleichen sich meist langsam ein. Mit laufendem Monitoring, gezielter Synchronisation und dem Aufräumen unnötiger Automationen entlastest du dein Konto – und beschleunigst die Abläufe für alle Beteiligten: dein Team wie auch deine Leads.

Pardot wird vielleicht nie „instantan“, aber mit einem System, das durchdacht aufgesetzt ist und seine Grenzen respektiert, schaffst du ein skalierbares Fundament für bessere Engagement-Raten und reibungslosere Prozesse.

Du möchtest deine Pardot-Instanz analysieren oder optimieren? Melde dich bei uns – wir helfen dir, deine Automationen zu optimieren und bessere Performance freizuschalten.