Die Verwaltung von Nutzerzugriffen in Account Engagement (Pardot) ist seit der vollständigen Integration in die Salesforce-Plattform deutlich komplexer geworden. Egal, ob du neue Teammitglieder einarbeitest oder Rollen für ein bestehendes Marketing-Setup einrichtest – es ist entscheidend, zu verstehen, wie Berechtigungen, Lizenzen und Business-Unit-Zuweisungen zusammenwirken.
In diesem Guide zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du Zugänge in Pardot effektiv und sicher innerhalb von Salesforce managen kannst.
Salesforce-Nutzer vs. Pardot-Nutzer: Die richtige Lizenz ist der erste Schritt
Seit dem Spring-’21-Release werden reine Pardot-Logins nicht mehr unterstützt. Jede Person muss sich nun über Salesforce authentifizieren – das ändert den gesamten Prozess der Zugriffserteilung grundlegend.
Zwei Wege, um auf Pardot zuzugreifen
- Standard Salesforce-Lizenz: Ideal für alle, die Salesforce auch außerhalb von Pardot aktiv nutzen.
- Salesforce Identity-Lizenz: Für alle, die nur auf Account Engagement zugreifen müssen. Salesforce stellt 100 kostenlose Identity-Lizenzen für berechtigte Editionen zur Verfügung.
Diese Umstellung vereinfacht die zentrale Verwaltung, verlangt aber von Admins ein neues Denken beim Einrichten von Zugängen.
Berechtigungssets: Was du zuweisen musst
Um die Account Engagement Lightning App nutzen zu können, müssen den jeweiligen Salesforce-Nutzern bestimmte Berechtigungssets zugewiesen werden.
Standard-Berechtigungssets
- Sales Cloud User
- CRM User
- Service Cloud User
- Account Engagement User (für Nutzer mit Identity-Lizenz gedacht)
Du kannst außerdem eigene Berechtigungssets erstellen, um noch granularer zu steuern, wer was darf. Wichtig: Eigene Sets erhalten keine neuen Berechtigungen automatisch, wenn Salesforce Updates ausrollt.
Weitere Berechtigungen, die du im Blick haben solltest
Für erweiterte Marketingaufgaben benötigen Nutzer unter Umständen Zugriff auf:
- Drag-and-Drop Content Builder
- E-Mail-Aktivierung für Automatisierungen
- Verwaltung von E-Mail-Inhalten
- Salesforce CMS und zugehörige Rechte
Setups für Admins
Wer Pardot administriert, braucht außerdem:
- View Setup and Configuration
- Manage Marketing Setup Tasks
- Manage Profiles and Permission Sets
- Assign Permission Sets
Connected Apps: Vergiss B2BMA Canvas nicht
Damit Nutzer auf das B2BMA Canvas (Connected App) zugreifen können, müssen sie folgendermaßen berechtigt werden:
- Setup > Manage Connected Apps aufrufen
- b2bma_canvas auswählen
- Zugriff über Profile oder Berechtigungssets steuern
Die Account Engagement App sichtbar machen
Selbst wenn alle Rechte korrekt vergeben sind, sehen einige Nutzer die App möglicherweise nicht im App Launcher. Dann hilft ein kurzer Check:
- Wechsle zu Setup > App-Menü und prüfe, ob die App als „Sichtbar im App Launcher“ markiert ist.
- Falls weiterhin unsichtbar: Gehe zu Setup > App Manager, suche die Lightning App, und passe unter „User Profiles“ die Sichtbarkeit an.
Salesforce User Sync aktivieren
Mit der User Sync-Funktion verwaltest du Zugriffsrechte direkt über Salesforce-Profile. Achtung: Die Pardot-Nutzerdaten werden dabei schreibgeschützt und stützen sich nur noch auf Salesforce-Daten.
Bevor du User Sync aktivierst
Das ist eine Einbahnstraße: Sobald aktiviert, lässt sich User Sync nicht mehr rückgängig machen. Lies dir also unbedingt den Enablement Guide gut durch – die Einrichtung unterscheidet sich je nach Business-Unit-Konfiguration (alt oder neu).
Salesforce-Profile Pardot-Rollen zuordnen
Nach dem Aktivieren von User Sync erfolgt die Rollenzuweisung über das Mapping von Salesforce-Profilen zu Pardot-Rollen. Darüber wird gesteuert, worauf Nutzer innerhalb der Plattform Zugriff haben.
Vier Standardrollen im Überblick
| Rolle | Beschreibung |
| Administrator | Voller Zugriff auf alle Einstellungen und Daten |
| Marketing | Zugriff auf die meisten Kampagnen- und Automatisierungsfunktionen |
| Sales Manager | Kann zugewiesene Prospects und Reports einsehen und verwalten |
| Sales | Grundlegender Zugriff auf Leads und Aktivitäten |
Falls diese Rollen nicht zu deinem Setup passen, kannst du eigene Rollen erstellen – das geht allerdings nur mit der Advanced- oder Plus-Edition (inkl. Add-on).
Tipp: Klone eine bestehende Rolle und passe sie an, z. B. um bestimmten Marketers den Zugriff auf Automatisierungsregeln zu verwehren.
Nutzer den richtigen Business Units zuordnen
Damit Nutzer auf eine bestimmte Account Engagement-Instanz (Business Unit) zugreifen können, müssen sie explizit zugewiesen werden. Diese Zuweisung kann sogar das rollenbasierte Mapping via User Sync überschreiben.
Zuweisungstypen
- Marketing Users: Erhalten Rollen laut User-Sync-Mapping.
- Sales Users: Erhalten standardmäßig die niedrigste Rolle – unabhängig vom Mapping – um Zugriff einzuschränken.
Das ist besonders hilfreich, wenn z. B. bestimmte Vertriebskollegen keinen Zugang zu Automatisierungen und Kampagnen-Funktionen bekommen sollen. Weise sie stattdessen als „Sales User“ zu.
Import-/Exportrechte für Prospects einschränken
Wenn du noch gezielter kontrollieren willst, wer wie viele Mails versenden oder Daten exportieren darf, kannst du Sicherheitslimits pro Nutzer setzen.
So geht’s:
- Öffne die Account Engagement Settings
- Gehe zu User Management > Users
- Klicke auf einen Nutzer und dann auf Edit
- Unter dem Punkt Security Limits kannst du die Einschränkungen festlegen
Gerade in stark regulierten Branchen ist das extrem wichtig, um sensible Daten zu schützen.
Zum Schluss
Den richtigen Zugang zu Account Engagement zu vergeben, ist mehr als nur eine Lizenz zuzuweisen. Du musst verstehen, wie Berechtigungssets, Rollen und Business Units zusammenspielen – und wie du diese Hebel nutzen kannst, um Risiken zu minimieren, Daten zu schützen und dein Team effizienter zu machen.
Du bist unsicher, wie du dein Team ideal strukturierst oder willst Unterstützung beim Thema User Access? Meld dich bei uns – wir helfen dir, einen skalierbaren, sicheren und DSGVO-konformen Zugriff aufzubauen, der zu deinen Zielen passt.