Im neuen Job als Pardot-Admin (Account Engagement) zu landen, fühlt sich oft an wie ins kalte Wasser zu springen – ohne Schwimmflügel. Unerwartete Datenprobleme, seltsames Automationsverhalten und jede Menge Fragezeichen warten nur darauf, dich aus dem Gleichgewicht zu bringen.
Egal, ob du „aus Versehen“ Admin geworden bist oder eine bestehende Pardot-Instanz übernehmen sollst – dieser Artikel zeigt dir 7 klassische Stolperfallen für Neulinge und natürlich auch, wie du sie sicher umgehst.
1. Prospects werden nicht als Leads oder Kontakte in Salesforce synchronisiert
Einer der häufigsten (und nervigsten) Fehler: Ein Prospect ist in Pardot sichtbar, taucht aber nicht in Salesforce auf. Wenn dir das bekannt vorkommt, prüfe zuerst diese Sync-Voraussetzungen:
- Der Prospect muss in Pardot einem User zugewiesen sein (manuell, über eine Automatisierungsregel oder durch eine Completion Action).
- Das Häkchen bei „Nicht in CRM synchronisieren“ darf nicht gesetzt sein.
- Es muss irgendeine Aktivität vorliegen (vom User oder System), die den Sync auslöst.
- Der Prospect darf keine Sync-Fehler haben.
Willst du tiefer graben? Schau dir in Pardot die Sync Error Queue an und check den Audit Trail des Prospects – dort steht, ob und wann etwas den Sync hätte anstoßen sollen.
2. Felddaten werden überschrieben oder gar nicht synchronisiert
Änderungen in Salesforce verschwinden plötzlich wieder? Oder Daten aus Pardot setzen Salesforce-Felder zurück? Oft liegt’s am definierten Sync-Verhalten der jeweiligen Felder. Für jedes synchronisierte Feld ist festgelegt, welches System die „Oberhand“ hat, falls es bei den Werten zu Unterschieden kommt.
| Sync-Verhalten | Wirkung |
| Wert aus Account Engagement verwenden | Pardot-Daten überschreiben Salesforce beim Sync |
| Wert aus Salesforce verwenden | Salesforce-Daten setzen sich durch |
| Zuletzt aktualisierter Datensatz gewinnt | Welches System zuletzt editiert hat, gewinnt den Abgleich |
Wird ein Feld gar nicht synchronisiert? Dann schau mal hierhin:
- Berechtigungen: Der Connector-User in Pardot braucht Lese-/Schreibrechte für das betroffene Feld in Salesforce.
- Feldtyp stimmt nicht überein: Beispiel: Ein numerisches Feld in Salesforce akzeptiert keine Textwerte aus Pardot.
- Ungültige Werte: Zeichenlimits, Pflichtfelder oder Picklist-Regeln können ein Hindernis sein.
- Feldzuordnung ist fehlerhaft: Nutze immer die API-Namen, nicht nur ähnliche Feldbezeichnungen – das ist ein häufiger Stolperstein.
Kleiner Trick: Klick auf die runden Pfeile in den Feldzuordnungen von Pardot, um die verfügbaren Salesforce-Felder neu zu laden – besonders hilfreich bei neu erstellten Feldern.
3. Automatisierungsregeln greifen nicht
Du hast gerade eine Automatisierungsregel gebaut, die eigentlich perfekt aussieht – aber nichts passiert? Bevor du alles wieder löscht, stell dir diese zwei Fragen:
- Wurde die Regel nach dem Erstellen oder Bearbeiten wieder aktiviert?
- Hast du genug gewartet? Die Verarbeitung kann schon mal 2-4 Minuten dauern.
Zusätzlicher Check: Im Tab „Audits“ eines Prospects siehst du, ob die Regel ihn erkannt hat. Wichtig: Pausierte Regeln machen exakt nichts – und starten auch nicht automatisch neu.
4. Salesforce-Kampagnen lassen sich in Pardot nicht referenzieren
Jedes Pardot-Asset – E-Mails, Formulare oder Landing Pages – sollte mit einer Kampagne verknüpft sein. Wenn du keine Salesforce-Kampagnen findest, liegt’s mit großer Wahrscheinlichkeit an der Kampagneneinrichtung:
- Status der Kampagne muss auf „In Bearbeitung“ stehen.
- Das Enddatum darf nicht in der Vergangenheit liegen.
- Die Kampagne muss als „Aktiv“ markiert sein.
Noch kein Connected Campaigns aktiviert? Das ist der erste Schritt, bevor du Pardot-Assets mit Salesforce-Kampagnen verknüpfen kannst.
5. Änderungen an E-Mails im Classic Email Builder werden nicht gespeichert
Du baust an deiner E-Mail-Schönheit – und plötzlich ist alles weg? Dann hattest du vermutlich mehrere Pardot-Tabs gleichzeitig offen. Der Classic Email Builder speichert automatisch – aber er speichert dann aus dem „alten“ Tab über deine aktuellen Änderungen drüber.
Heißt konkret: Bearbeite klassische E-Mails nie in mehreren Fenstern gleichzeitig. Sonst ist möglicherweise alles futsch – ganz ohne Warnung.
Übrigens: Im Lightning Email Builder gibt’s dieses Problem nicht. Der arbeitet ohne Autosave-Überschreibungen.
6. Segmentlisten tauchen beim E-Mail-Versand nicht auf
E-Mail fertig? Check. Segmentliste gebaut? Check. Aber die Liste bleibt beim Versand einfach verschwunden? Dann prüfe folgende zwei Dinge:
- Testlisten-Flag: Wenn eine Liste als „E-Mail-Testliste“ markiert ist, wird sie in echten Mailings nicht angezeigt – sie dient nur zum Vorschautest.
- Archivierte Listen: Sie lassen sich nicht mehr aktiv verwenden, und Prospects können ihnen nicht mehr zugewiesen werden.
Die schnelle Lösung: Liste entarchivieren oder eine neue erstellen – diesmal ohne Testmodus.
7. Doppelte Tabs in Salesforce verwirren
Du siehst doppelt bei Kampagnen und Reports? Keine Sorge, du bist nicht allein. Hier ein Überblick, was die einzelnen Tabs wirklich bedeuten:
| Tab-Name | Zweck |
| Campaigns | Sales Cloud-Kampagnen zur Lead-/Kontaktverfolgung; komplett editierbar mit aktiven Connected Campaigns |
| Account Engagement Campaigns | Pardot-Kampagnen, nach Einrichtung von Connected Campaigns nur noch lesbar – aber weiterhin sichtbar für Prospects außerhalb von Salesforce |
| Reports | Salesforce-Standardberichte inkl. Kampagnenperformance, Sales Funnel und ROI |
| Account Engagement Reports | Pardot-spezifische Auswertungen zu Content, Engagement und Marketing-Funnel |
Je besser du die Unterschiede kennst, desto leichter behältst du den Überblick – ob beim Arbeiten in beiden Tools oder beim Reporting für dein Team.
Mehr Sicherheit als Pardot-Admin
Der Weg zum souveränen Account Engagement Admin geht nicht ohne ein paar Stolpersteine – vor allem, wenn’s um die Integration mit Salesforce geht. Jetzt, wo du weißt, worauf du achten musst, kannst du viele Probleme im Voraus vermeiden und dich darauf konzentrieren, smartere und automatisiertere Marketingprozesse zu bauen.
Brauchst du Unterstützung beim Optimieren deiner Pardot-Instanz oder kämpfst mit einem kniffligen Sync-Problem? Sprich mit unserem Team – wir helfen dir gern, das Maximum aus deiner Marketing Automation rauszuholen.